El enfoque de Bytech para determinar el alcance de un proyecto digital
Cuando estamos por comenzar una solución digital para nuestros clientes, seguimos un proceso bien organizado, que va desde la investigación, pasando por la planificación y alcance, hasta el diseño, desarrollo y lanzamiento.
En este artículo te explicaremos todo el proceso de alcance de un proyecto digital describiendo cada fase e incluyendo ejemplos de uno de nuestros recientes proyectos de desarrollo de sitios web.
Etapas para crear una web:
- Reunión entre la agencia y el cliente
- Workshop para definir objetivos
- Del workshop al desarrollo
- Web lista para cargar contenido
- Web lista para el lanzamiento (puesta en producción)
Etapa 1: Reunión con la agencia y el cliente
En este punto es cuando como agencia nos reunimos contigo, para conversar de manera inicial sobre tu proyecto, entender mejor tus necesidades y ofrecer una primera propuesta.
En el caso de que necesites una nueva web, seguramente querrás conocer a las personas que diseñarán tu sitio, y nosotros necesitaremos tener información sobre tu empresa, para hacernos de una idea de cómo deben empezar esos diseños.
Si la agencia web con la que te has puesto en contacto es Bytech, antes de la reunión te pediremos permiso para acceder a tu Google Analytics y Search Console para conocer el tráfico de tu sitio web y obtener toda la información posible como, por ejemplo, el rendimiento actual de tu sitio. Algunas empresas prefieren enviarnos un resumen en el que se indiquen sus necesidades. Pero siempre dependerá de la fase en la que te encuentres cuando te pongas en contacto con nosotros.
Durante la primera reunión, te formularemos algunas preguntas para identificar los retos, los deseos, los aspectos imprescindibles que debe tener tu sitio y los que te gustaría que tuviera. En este sentido, las preguntas más habituales son:
- ¿Qué es lo más importante que debe poder hacer un usuario en tu web?
- ¿Qué es lo más importante que tu web puede hacer por tu empresa u organización?
- ¿Cuál es el objetivo principal de tu web?
- ¿Qué tipo de contenido debe aparecer en la web?
- ¿Hay otros sistemas con los que debería integrarse el sitio web?
La primera reunión suele ser un encuentro en el que no solo discutimos el proyecto, sino que también nos conocemos y establecemos una buena relación. Esto es importante, ya que nos gusta vernos como un socio que puede ayudarte a hacer crecer tu negocio en lugar de alguien que simplemente puede construir un gran sitio web.
Presentación de la estimación aproximada
Un resultado importante de la o las primeras reuniones es la recopilación de información suficiente para poder presentar una estimación aproximada. Esta estimación es una idea aproximada de lo que costaría construir el nuevo sitio web y está basada en la información que tenemos en ese momento. Como tal, la estimación es solo una indicación de lo que podría costar.
Aunque pasamos la primera reunión conversando, haciendo preguntas y, en algunas ocasiones, haciendo una demostración del posible nuevo sitio web, todavía hay mucha información que no tenemos en esta etapa. Solo estamos al principio de conocer al cliente y lo que requiere el proyecto. Cuantos más detalles, más preciso será el presupuesto. Por lo tanto, la primera reunión incluirá también una propuesta del alcance del workshop.
Etapa 2: Workshop para definir objetivos
El siguiente paso en el proceso de desarrollo web es muy importante: Workshop para la definición de objetivos. Suele ser la segunda o tercera reunión entre tú como cliente y nuestro equipo de expertos.
El objetivo del workshop de scoping
El objetivo es asegurarse de que el equipo del proyecto está en sintonía y entiende el contexto del proyecto y el trabajo que hay que hacer. Hacemos muchos workshops de definición del alcance con nuestros clientes para conocerlos, entender su negocio, sus necesidades y objetivos. El foco principal de esta actividad es definir el alcance del proyecto y captar los requisitos.
El workshop de scoping forma parte del proceso de desarrollo de la web, pero también es un ejercicio independiente que te entregará un informe completo para tu proyecto. Recomendamos las sesiones de scoping a todos nuestros clientes, ya que nos permiten entender, desafiar y diseñar mejor su idea de negocio.
Antes del Workshop
Antes del workshop le pedimos a nuestros clientes que reúnan a las personas más relevantes que deben participar en el proyecto. Es importante que el equipo esté disponible durante todo el proyecto. Lo ideal sería contar con las siguientes personas en la sesión:
- Un responsable para la toma de decisiones
- Un Project Owner
- Un Brand Manager
- Un Tech lead
- Un Project Manager
Durante el Workshop
En el workshop repasamos todos los aspectos de la planificación del proyecto, desde la estimación del tiempo y costes, hasta la definición del alcance. Este enfoque exhaustivo nos permite definir el alcance del proyecto con gran detalle e identificar los riesgos más importantes, así también, las medidas de mitigación necesarias que nos ayudarán a realizar un proyecto con éxito.
El objetivo de este workshop es identificar todo lo que necesitamos saber para poder dar una estimación realista del proyecto.
Si en ese momento del proyecto no tenemos la información, te haremos algunas preguntas en el workshop como, por ejemplo:
- KPIs y PIs
- Must-haves and nice-to-haves
- Información relativa a los usuarios, audiencias y personas.
- Características
Después del workshop
En los días posteriores al workshop, te proporcionamos un reporte, que es un documento muy exhaustivo, cubre los aspectos tratados durante el workshop: entendimiento profundo de tu proyecto, puntos débiles identificados, y nuestra solución recomendada sobre lo que podemos hacer para que tu proyecto tenga éxito.
El informe que entregamos también incluye un presupuesto. En este punto, el presupuesto será bastante preciso, ya que el workshop nos habrá permitido comprender bien tus necesidades y el ámbito del proyecto. En el informe también se incluye una calendarización para el arranque de las diferentes acciones.
Siguiente paso
Tras los workshops pasamos a la fase de desarrollo. Ésta comienza con una estimación final del desarrollo y el visto bueno del cliente. En la siguiente etapa “Paso 3: del workshop al desarrollo”, describimos los primeros pasos del desarrollo real, incluidas las historias de usuario.
Etapa 3: Del workshop al desarrollo
Una vez que te hayamos entregado el informe, es hora de que decidas si quiere seguir adelante con el proyecto. Como en todo lo demás, queremos ser minuciosos pero eficaces, y una vez que tengamos el visto bueno, estaremos listos para empezar.
Plazos, descripción de la solución y presupuesto
El siguiente paso tras la firma del contrato es que hagamos un cronograma detallado y un resumen de horas. Esto se basa en las conclusiones y recomendaciones del documento de entrega y en las estimaciones de nuestros diferentes equipos de especialistas (por ejemplo, Desarrollo, Performance Digital, Diseño, etc.) para el proyecto y las tareas.
También preparamos un plan detallado basado en sprints, centrado en las demos. El objetivo de este plan es proporcionar una visión clara de las fechas en las que se llevarán a cabo las demos específicas, para que el cliente sepa exactamente qué debe testearse y cuándo.
En esta fase de determinación del alcance del proyecto digital, también se realiza la descripción de la solución. Se trata de un documento muy exhaustivo en el que se describen todas las características que contiene el proyecto digital. Aquí se recogen todos los puntos que hemos debatido y comentado como necesidades y deseos durante el workshop y las convertimos en tareas de desarrollo.
La descripción de la solución contiene títulos para cada característica, junto con una historia de usuario que describe las características, los propósitos y especifica cómo se logra.
Además de evaluar y alinear el desarrollo del proyecto, en lo que respecta a las tareas y los plazos, también supervisamos de cerca el presupuesto. Cada semana enviamos al cliente un informe sobre el presupuesto, en el que se indican las horas que estamos invirtiendo y se destaca si hay algún riesgo o indicio de que nos pasemos.
Transparencia y sin sorpresas
La transparencia y el estar a la vanguardia en cada proyecto que hacemos está en nuestro ADN. Durante la fase de desarrollo, que puede durar entre 2 y 8 meses dependiendo del tamaño del proyecto, tenemos reuniones semanales con el cliente en las que repasamos el estado del proyecto y las cosas que hay que aprobar. En estas reuniones también acordamos con el cliente lo que vamos a hacer en las próximas semanas y cuándo tendrán lugar las demos. Todo ello visible en los plazos para que todos los implicados en el proyecto -por parte del cliente y de la agencia-, sepan exactamente lo que está pasando.
Etapas 4 y 5: La web está lista para los contenidos
Cuando el proceso de desarrollo haya finalizado, llegamos al punto en el que los editores de contenido pueden empezar a añadirlos. Este es el último paso antes de que la web esté lista para ser lanzada.